L’anno 2025 segna una svolta importante nel trattamento fiscale dei rimborsi spese addebitati ai clienti, sia per i professionisti in regime ordinario, sia per coloro che operano in regime forfettario. Il D.Lgs. 192/2024, entrato in vigore il 31 dicembre 2024, ha riscritto completamente la disciplina dell’articolo 54 del TUIR, introducendo una distinzione netta tra rimborsi analitici e forfettari. Per chi opera in regime ordinario, la grande novità è che i rimborsi analitici non saranno più considerati compenso imponibile, eliminando un’annosa doppia tassazione. Per chi è in regime forfettario, invece, la normativa non cambia: i rimborsi continueranno a essere tassati, rendendo necessaria una gestione consapevole della fatturazione per evitare di gonfiare inutilmente la base imponibile.
Ma cosa cambia concretamente per i professionisti? Come devono essere gestiti IVA, ritenuta d’acconto e cassa previdenziale nella fatturazione? E quali strategie possono adottare i forfettari per non subire un aggravio fiscale? In questo articolo analizzeremo tutti gli aspetti chiave della riforma con esempi pratici e consigli utili per entrambi i regimi fiscali.
Il rimborso spese addebitato a cliente: cosa dice la nuova normativa?
Fino al 2024, qualsiasi rimborso spese addebitato al cliente costituiva reddito imponibile per il professionista, a prescindere dalla natura delle spese sostenute. Questo significava che i rimborsi erano soggetti a IRPEF, IVA, cassa previdenziale e, in molti casi, anche alla ritenuta d’acconto. Tuttavia, dal 2025, l’articolo 54, comma 2, lettera b) stabilisce che i rimborsi analitici non sono più considerati compensi e non concorrono alla formazione del reddito imponibile del professionista.
Cosa significa concretamente? Se il professionista addebita in fattura spese sostenute per uno specifico incarico e fornisce un’analitica rendicontazione, tali importi non saranno più soggetti a IRPEF e non entreranno nel calcolo della cassa previdenziale. Tuttavia, le spese non saranno deducibili, a meno che non si verifichi un caso di insolvenza del cliente, come previsto dall’articolo 54-ter. Questo rappresenta un cambiamento significativo nella gestione fiscale dei rimborsi, con un impatto diretto sul bilancio del professionista.
Spese sostenute direttamente dal committente: cosa cambia con la riforma?
Alcune situazioni restano invariate. Ad esempio, quando le spese vengono pagate direttamente dal cliente, non hanno alcun impatto fiscale sul professionista. Questo accade frequentemente nei rapporti con aziende strutturate, che organizzano e coprono direttamente i costi per i servizi di un consulente.
Facciamo un esempio: un ingegnere viene incaricato di seguire un progetto di ristrutturazione in un’altra città. L’azienda cliente acquista direttamente il biglietto aereo e paga l’hotel per il soggiorno dell’ingegnere. In questo caso, il professionista non dovrà registrare alcun rimborso in fattura, poiché la spesa non è transitata nelle sue scritture contabili. Questo principio era valido prima della riforma e continua ad esserlo anche con le nuove disposizioni normative.
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Spese sostenute dal professionista e addebitate genericamente al cliente
Se invece il professionista sostiene direttamente le spese e le riaddebita al cliente in modo generico, senza dettagliarle in fattura, la normativa non cambia rispetto al passato. In questo caso, il rimborso continua a essere considerato compenso imponibile, su cui si applicano le seguenti tassazioni:
- IRPEF/IRES per il professionista in regime ordinario
- Cassa previdenziale (4% se dovuta)
- IVA al 22%, in caso di regime ordinario
- Ritenuta d’acconto del 20%, se il cliente è sostituto d’imposta
Ad esempio, un architetto sostiene 1.500 euro di spese di trasferta per un incarico fuori sede e, invece di riportarle in fattura con dettaglio analitico, le addebita semplicemente con la dicitura “Rimborso spese forfettario“. In questo caso, i 1.500 euro saranno considerati reddito imponibile e su di essi si applicheranno tutte le tassazioni sopra indicate.
Le novità sul rimborso spese analitico: la gestione in fattura
Il vero cambiamento si applica ai rimborsi spese analitici, cioè quei rimborsi in cui il professionista dettaglia in fattura l’esatto importo della spesa sostenuta, allegando i giustificativi di spesa. Dal 2025, questi importi non vengono più considerati compenso imponibile. Tuttavia:
- Non sono deducibili, salvo il caso di insolvenza del cliente
- Rimangono soggetti a IVA al 22% per i professionisti in regime ordinario
- Non rientrano nella base imponibile della cassa previdenziale
Per chi opera in regime forfettario, invece, la normativa non cambia: i rimborsi continuano a costituire reddito imponibile.
Esempi pratici: confronto tra regime ordinario e forfettario
Esempio 1: Psicologo in regime ordinario
Un psicologo riceve un incarico da un’azienda per un progetto di benessere organizzativo e affronta spese di trasferta pari a 500 € (IVA 10%). La sua parcella sarà così strutturata:
- Compenso professionale: 4.000 €
- Rimborso spese analitico (hotel e trasporti): 550 €
- Rivalsa cassa previdenziale (4% su compenso): 160 €
- Base imponibile IVA: 4.710 €
- IVA 22%: 1.036 €
- Totale fattura: 5.746 €
- Ritenuta d’acconto 20% (solo su compenso): 800 €
- Netto a pagare: 4.946 €
Esempio 2: Coach freelance in regime forfettario
Un coach fattura un incarico da 3.000 € e sostiene spese di formazione per 300 €. Essendo in regime forfettario, il rimborso rientra nel reddito imponibile:
- Compenso professionale: 3.000 €
- Rimborso spese analitico (IVA inclusa): 300 €
- Rivalsa cassa previdenziale (4% su compenso): 120 €
- Operazione fuori campo IVA (N2.2)
- Totale fattura: 3.420 €
Conclusioni: perché è importante adeguarsi alla nuova normativa
La riforma dell’articolo 54 del TUIR rappresenta una semplificazione per i professionisti in regime ordinario, che non dovranno più pagare imposte su rimborsi spese analitici. Tuttavia, è essenziale compilare correttamente la fattura, distinguendo tra spese analitiche e forfettarie per evitare errori contabili e fiscali. Per i forfettari, invece, la situazione resta invariata, con l’obbligo di considerare i rimborsi parte del reddito imponibile.
Per una corretta applicazione delle nuove regole, è consigliabile consultare ricevere una consulenza fiscale specifica e rivedere le proprie procedure di fatturazione, così da evitare problemi con l’Agenzia delle Entrate.
